相手に伝わるビジネスメールの書き方

先に結論

ビジネスメールは、次の4つを上から順に並べるだけで、ちゃんと相手に伝わります。

難しい言い回しは必要ありません。順番さえ守れば読みやすくなります。

まず件名です。「お打ち合わせの日程について」のように、中身がわかる短い言葉にします。空欄のまま送らないようにしましょう。

次に本文の出だしで、あいさつと自分の名前を書きます。相手は誰からのメールか、まずここで確認します。

そして用件は最初に書くのがコツです。「来週の打ち合わせを15日に変更したく、ご連絡しました」のように、結論から伝えると相手が読みやすくなります。理由や細かい説明はそのあとに添えます。

一文が長くなったら、思い切って二つに区切ると読みやすくなります。

最後は「よろしくお願いいたします。」で締めて、自分の名前や会社名を入れれば完成です。

「丁寧にしすぎて長くなる」のはよくあることです。あれもこれもと書くと、かえって用件が埋もれてしまいます。伝えたいことを1通に1つ、と決めると迷いません。

また、敬語は完璧でなくても大丈夫。「です・ます」で丁寧に書けば、十分に気持ちは伝わります。慌てず、いつもの言葉で書いてみてください。