毎日のメールを早くさばくコツ

先に結論

メールを早くさばくコツは、開いたメールをその場で次の3つに仕分けることです。

1. すぐ返す … 1〜2分で返事できるものは、その場で返信
2. 後で返す … 考える時間がいるものは、印（フラグ）を付けて残す
3. 読むだけ … 返事のいらないお知らせは、読んだら閉じる

「あとで考えよう」と全部ためこむのをやめるだけで、頭がすっきりします。

やってみましょう

まず、メールを開く時間を1日2〜3回に決めるのがおすすめです。届くたびに開いていると、そのつど手が止まってしまいます。朝・昼すぎ・夕方など、見る時間を決めておくと集中できます。

開いたら、上の3つに仕分けます。すぐ返せるものは、迷わずその場で短く返信しましょう。「承知しました。よろしくお願いいたします。」だけでも十分です。

短い返信は失礼ではありません。早く返ってくるほうが相手も助かります。

後で返すメールには、星印やフラグを付けておくと、あとで探さずにすみます。よく使う言い回しは「署名」や定型文に登録しておくと、毎回打たずにすんで楽になります。

よくあるつまずき

「全部に丁寧に返さなきゃ」と思うと、かえって手が止まります。お知らせメールは読むだけでよく、返事はいりません。

また、未読がたまると気が重くなりますが、一度にやろうとしなくて大丈夫。決めた時間に少しずつ片づければ、自然とたまらなくなります。