添付ファイルで失敗しないための注意点

先に結論

ファイルを添付するときに気をつけたいのは、次の3つです。

1. 添付し忘れ … 「ファイルを付ける」と書いたのに付け忘れる
2. 付け間違い … 別のファイルを選んでしまう
3. 容量オーバー … ファイルが大きすぎて送れない

送信ボタンを押す前に、この3点を確認するだけで、ほとんどの失敗は防げます。

送る前のひと手間

まず、本文を書き終えたら先にファイルを付けてしまうのがおすすめです。後回しにすると忘れがちなので、用件を書いたらすぐ添付する習慣にしましょう。

付けたあとは、ファイルの名前を声に出して確認します。「見積書_6月.pdf」のように、自分が送りたいものと合っているか目で見てチェックすると安心です。

開いて中身まで一度見ておくと、付け間違いはほぼなくなります。

容量については、写真をたくさん入れた資料などは大きくなりがちです。送信できずに戻ってきたら、ファイルが重い合図。その場合は無理に送らず、相手に分けて送ってよいか確認しましょう。

よくあるつまずき

「送れたつもりが届いていなかった」というのは、容量オーバーでよく起こります。エラーのメールが返ってきていないか、送信済みのフォルダものぞいてみてください。

また、大事な書類を送るときは、相手に「届きましたか」と一言たずねるだけで行き違いを防げます。慌てなくて大丈夫、確認の習慣がいちばんの安心材料です。